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Rédaction du cahier des charges de la refonte de votre site web

Qu’est-ce qu’un cahier des charges de site internet ?

Le cahier des charges de refonte d’un site web (refonte de site vitrine ou refonte de site e-commerce) est un document qui formalise les besoins et les attentes vis à vis d’un projet de création ou de refonte de site internet. Il est habituellement rédigé par les équipes marketing d’une entreprise, en collaboration avec les ressources créatives et techniques, ou par une agence web spécialisée dans la conception, la création et la refonte de sites comme Colombo, agence digitale située à Bordeaux.

Ce document présente le contexte et les contraintes techniques de votre projet (hébergement existant, utilisation d’un CMS particulier, environnement technique global,…). Il liste dans le détail tous les aspects fonctionnels, graphiques et rédactionnel nécessaires à l’étude, le chiffrage et la réalisation du site.

Une fois rédigé, le cahier des charges est transmis aux différents prestataires pouvant intervenir sur votre projet. Il est la pierre angulaire de votre projet et de votre appel d’offre. Un peu comme les plans d’une maison, il guide tous les intervenants dans l’étude, la réalisation et le suivi de votre refonte de site.

Pourquoi rédiger un cahier des charges pour la refonte de votre site ?

En premier lieu, rédiger un cahier des charges de refonte de site web vous permet de bien définir votre projet en vous posant les bonnes questions :

Pourquoi ai-je besoin de refondre mon site internet ?
Que manque-t-il sur mon site actuellement en ligne ?
L’identité visuelle de mon entreprise, ou de ma marque, doit-elle changer ?
Mon public cible a-t-il évolué ?
Quels sont les objectifs à atteindre ?
Quels sont les nouveaux besoins de mes clients ?
De quelles fonctionnalités ai-je besoin ?
…

Une fois ces spécifications rédigées, vous avez une connaissance claire et précise de ce que vous souhaitez. En premier lieu, l’ensemble des ces informations a pour avantage de faciliter la présentation de votre projet et la discussion avec les équipes qui seront impliquées dans l’utilisation de votre site. D’autre part, elles permettront au prestataire ou à l’agence web en charge de sa réalisation d’avoir une vue concrète de son architecture afin de vous proposer la meilleure alternative. Élaborer un cahier des charges complet vous permettra de comparer sur des bases de réflexion identiques les différentes offres commerciales reçues dans le cas de la consultation de plusieurs agences.

J’ai besoin d’aide pour rédiger mon cahier des charges

Quelles sont les 4 composantes principales d’un cahier des charges ?

Au travers des différentes sections qui composent le cahier des charges de site internet, vous allez détailler votre projet (Cf. dernière partie de l’article) et définir ses grandes composantes que sont la présentation de votre projet et vos différents besoins. Dans les 4 sections suivantes, nous résumons ces grandes lignes. Lisez-les attentivement : elles vous permettront de structurer votre réflexion avant de vous lancer dans la rédaction d’un cahier des charges.

Photographie d'illustration de la présentation d'un site web pour sa refonte

Le présentation de votre projet web

Avant tout, il convient de présenter votre société et votre activité, ainsi que les produits et les services vendus. Un point important est de préciser ce qui vous différencie de vos concurrents. Cela peut être vos valeurs, une technologie innovante, la qualité de vos services, votre adaptabilité, votre expertise, la taille de votre réseau, etc. Ces informations sont importantes pour vos prestataires, elles leurs permettent de mieux vous connaitre.

Ensuite, présentez votre site actuel. Depuis quand existe-t-il et dans quel contexte il a été réalisé. Expliquez les raisons qui vous poussent à le refondre graphiquement et/ou techniquement. N’hésitez pas à lister les aspects ou fonctionnalités que vous souhaitez garder et également, ce qui vous ne correspond plus. Si vous possédez des statistiques de trafic (taux de rebonds, nombre de visiteurs, etc.) et de résultats commerciaux, indiquez-les également. Toutes ces données posent les premières bases de votre site et de ses objectifs.

Pour finir, vous allez détailler les enjeux et objectifs du nouveau site. Quel type de refonte de site internet souhaitez-vous ? Une refonte totale, une refonte graphique ou une refonte technique ? Vous allez également décrire votre public cible et leurs attentes en termes de fonctionnalités. La date de mise en ligne et le budget alloué à ce projet sont, également, des données importantes pour les agences web. Elles pourront, immédiatement, juger de la faisabilité du projet global

Quels sont vos besoins en termes de contenu ?

Une fois les objectifs de votre futur site posés, vous avez déjà une vision plus claire de votre besoin. Il convient maintenant de définir le contenu de votre site. Celui-ci doit permettre à votre cible de trouver facilement les informations dont il a besoin. Cette étape nécessite des contenus (pages et articles) pertinents et facilement accessibles grâce à une arborescence claire et ergonomique.

Vos clients trouvent-ils sur votre site actuel, toutes les réponses à leurs questions ? Si ce n’est pas le cas, sont-elles difficiles à localiser ou, pire, sont-elles absentes de votre site internet ? Mettez-vous simplement à la place de vos visiteurs et de la communauté que vous souhaitez atteindre et séduire afin de définir une arborescence ergonomique.

De la même manière, le vocabulaire utilisé dans vos textes doit correspondre à la cible visée. N’hésitez pas à utiliser des termes techniques si vos clients sont des professionnels, mais pensez à être plus pédagogue, accessible, et à utiliser la vulgarisation pour un large public. Pour finir, il est peut-être judicieux de profiter d’une refonte pour améliorer, si nécessaire, votre référencement sur les moteurs de recherche en optimisant le contenu du site internet. Les conseils et l’accompagnement d’un expert SEO vous permettront d’analyser et d’identifier en profondeur, les besoins techniques et fonctionnels destinés à faciliter la visibilité de votre site internet sur Google.

Besoins fonctionnels d'un site web

Quels sont vos besoins fonctionnels ?

Dans cette partie, nous allons aborder tous les aspects techniques et fonctionnels de votre futur site.

Dans votre cahier des charges, il sera nécessaire de lister de lister l’ensemble des contraintes techniques existantes que vous souhaitez conserver : hébergement chez un fournisseur en particulier, connexion à un CRM, connexion à un service de statistiques, utilisation d’un CMS spécifique, etc.

Puis il conviendra de lister les fonctionnalités que vous souhaitez ajouter ou modifier à partir de la version originale de votre site. Ces fonctionnalités peuvent aller d’une simple popin promotionnelle lors de l’ouverture du site à la mise en place d’un système de “click and collect” personnalisé en fonction de vos points de vente ou de retrait N’hésitez pas à illustrer vos demandes à l’aide d’exemples pris sur certains sites qui ont retenu votre attention, cela sera utile aux équipes graphiques et techniques susceptibles d’intervenir sur le projet afin de les aider à déterminer si certaines de ces fonctionnalités nécessitent un développement sur-mesure.

Précisez également si votre site doit être multilingue et dans quelles langues il devra être traduit.

Dernier détail important, une fois que le nouveau site sera en ligne, il sera important de définir si vous aurez besoin d’être accompagné pour sa mise à jour au quotidien, dans le cadre d’une maintenance de site internet. Cette maintenance pourra être assurée par l’agence que vous aurez sélectionnnée et celle-ci pourra intervenir de manière globale, ou bien sur des aspects techniques et de sécurité, en fonction de vos sollicitations.

Quelles sont vos besoins graphiques ?

Dans le cas d’une refonte graphique ou de la création d’un site internet, il est nécessaire de pouvoir expliquer dans votre cahier des charges la direction artistique que les équipes graphiques devront suivre afin de créer le nouveau design de votre site.

Commencez par explorer les sites de vos concurrents ou des sociétés ayant une activité complémentaire à la vôtre. Vous aurez, ainsi, un premier aperçu des tendances de votre secteur d’activité, mais également de ce qui vous séduit, ou au contraire de ce qui vous déplait. Mettez de côté vos sites de références, vous en aurez besoin lors de la rédaction de votre document. Pour chaque site, résumez rapidement ce que vous avez apprécié. Qu’il s’agisse des couleurs ou les typographies utilisées, de la mise en valeur d’un texte ou la structuration des éléments visuels. Plus vous serez exhaustif, plus les agences prestataires sauront répondre avec précision à votre demande.

Si vous souhaitez modifier votre logo et les couleurs de votre identité visuelle, décrivez ce que votre nouveau logo devra représenter en quelques mots ou expressions : sérieux, dynamisme, réassurance, expertise, etc. Vous pouvez aussi le décrire ou tenter de le griffonner si vous avez une vision précise de son résultat final, ou de fournir à l’agence des exemples qui vous inspirent.

J’ai un projet de création ou de refonte de site internet

Comment faire un cahier des charges pour un site internet ?

Rédaction d'un cahier des charges de site web

Rédaction du document

Maintenant que vous avez bien défini le périmètre du projet de refonte de votre site internet, il est temps de le décrire dans un document bien structuré. Afin de vous faciliter la tâche, nous vous proposons un modèle de cahier des charges de site internet que nous avons élaboré au fur et à mesure de nos projets. Il vous guidera dans l’élaboration de votre document et nous permettra de répondre efficacement à votre demande.

Notre conseil : dans le but de rendre sa lecture agréable et efficace, nous vous recommandons de privilégier des phrases courtes et des listes à puces.

1. Objet de la consultation

Première étape, résumez rapidement votre besoin sans entrer dans les détails. Cette introduction sert essentiellement à indiquer aux lecteurs le type de prestation attendue : la création d’un site (site vitrine, site de réservation, boutique en ligne, autre…) ou sa refonte (refonte technique, refonte graphique ou refonte complète).

2. Contexte et objectifs

2.1 Contexte général

C’est dans cette partie que vous présentez votre entreprise, ses produits/services, votre secteur d’activité, votre stratégie marketing, mais également votre site actuel et ses problématiques ou les limites ou freins que vous souhaitez lever. Allez à l’essentiel, le lecteur doit rapidement comprendre l’activité de votre entreprise et votre situation actuelle.

2.2 Les publics cibles et leurs attentes

Listez vos publics cibles et leurs attentes en termes de fonctionnalité ou d’ergonomie. Par exemple, une prise de rendez-vous simplifiée pour vos prospects, un accès rapide à votre documentation pour vos associés et la presse spécialisée ou encore un moteur de recherche performant pour vos clients, un diaporama.

N’hésitez pas à lister, également, les caractéristiques de vos cibles : age, sexe, profil (BtoB ou BtoC), habitudes de consommations, etc. Enfin, si vous désirez élargir votre cible, n’hésitez pas à expliquer à qui le site à venir doit s’adresser, et ses caractéristiques.

2.3 Les enjeux et les objectifs de la refonte

C’est ici que vous listerez les attentes fonctionnelles pour votre futur site internet :

Proposer une information complète et facilement accessible
Prévoir un parcours utilisateur plus efficace
Promouvoir nos nouveaux produits/services
Acquérir de la data spécifique auprès de vos prospects et de vos clients
Faciliter la mise en relation du client avec vos équipes commerciales
Gérer les produits et les commandes de votre site e-commerce depuis votre ERP, comme l’a souhaité la société Viséa Couturier avec son site Vinizone
Automatiser la modification du contenu de votre site depuis vos bases de données locales
Piloter vos campagnes d’e-mailing depuis votre back-office
Automatiser, comme l’a fait la société Ecocar’s, la location des biens de votre réseau, avec l’ajout d’options et le calcul du prix en ligne
Mettre à disposition une documentation détaillée de votre catalogue produit comme l’a fait la société Humarobotics

Arborescence et fonctionnalités - cahier des charges d'un site internet

2.4 Le planning et le budget

Indiquez, dans ce paragraphe de votre cahier des charges, le budget alloué à votre projet de refonte (même sous forme de fourchette de prix) ainsi que sa date de mise en ligne. Il est important de challenger l’agence en fonction d’une enveloppe budgétaire et d’un calendrier, et de transmettre ces éléments si possible au même moment que le cahier des charges de votre site internet, afin que l’agence consultée puisse valider la faisabilité de votre projet en fonction de son envergure.

3. Charte graphique

3.1 Univers graphique

Dans le cas d’une refonte graphique, présentez à vos prestataires votre vision du design du futur site. Le but n’est pas de décrire une identité graphique complexe, mais de poser les grandes lignes de votre design : épuré ou non, avec des formes rondes ou des angles droits, une prédominance d’images, une mise en page déstructurée, etc.

Si votre nouvelle identité visuelle est déjà existante, présentez-la en quelques lignes et/ou mettez à disposition le document de charte graphique en votre possession.

3.2 Les sites appréciés

Nous vous conseillons de fournir une liste des sites qui vous inspirent en expliquant, pour chacun, ce que vous avez apprécié ou non. Soyez le plus exhaustif possible, afin que l’équipe créative puisse connaitre vos préférences en termes de graphisme,et ainsi, répondre avec efficacité à vos attentes.

4. Architecture de l’information

4.1 Arborescence du site

Détaillez sous forme de liste ou d’un tableau la hiérarchie des différentes pages de votre site.
Il est important de bien saisir les différents niveaux de l’arborescence. Le document doit clairement montrer les relations existantes entre les différentes pages.

4.2 Contenu du site internet

Résumez rapidement, pour chaque page, le thème (page d’accueil, présentations de vos services, photos de vos projets, actualités, …) et le type de contenu à afficher (textes, images, liste, chiffres clés, FAQ, …). Plus le prestataire a une idée claire de la quantité de travail à fournir, plus son devis sera précis.

5. Modalités fonctionnelles et techniques

image pour article modalités fonctionnelles et techniques du cahier des charges d'un site internet

5.1 Contraintes techniques

Dans cette section, présentez l’environnement technique dans lequel le site va s’intégrer (nom de domaine et hébergement). Si besoin, listez les connexions, avec d’autres services (ERP, outil d’analyse statistiques, gestion de rendez-vous, formulaire de contact, etc…), qu’il faudra mettre en place. Précisez, également, si votre site doit utiliser une technologie particulière (WordPress, Joomal, Drupal, … ).

Vous pouvez aussi indiquez vos besoins essentiels en termes de sécurité, de protection des données (RGPD) et d’optimisation SEO.

5.2 Administration du site

Précisez dans cette section, tous les éléments que vous souhaitez pouvoir gérer en toute autonomie depuis votre back-office :

Un accès pour votre service RH afin qu’il puisse diffuser et gérer les réponses aux offres d’emplois affichées sur votre site
La possibilité de modifier dynamiquement les cartes de votre restaurant
Un accès aux vendeurs de votre marketplace afin qu’ils éditent leurs informations, leurs produits et leurs commandes
Permettre à vos équipes marketing de créer et de suivre vos campagnes e-mailing

Détaillez avec précision les actions que vos équipes devront pouvoir accomplir.

5.3 Besoins techniques pour les contenus

Afin de mettre en page le contenu du site, vous avez sûrement identifié des éléments essentiels à intégrer comme des graphiques, une frise chronologique, une carte dynamique de vos points de ventes, un formulaire de contact, une FAQ, un accès client à une zone privée pour la récupération de fichier (catalogues produits, supports de communication, documentations), etc. Listez tous ces éléments afin que votre prestataire puisse définir les plugins à installer ou à développer.

6. Services complémentaires

Si vous avez besoin d’être accompagné pour la maintenance technique de votre site ou pour l’ajout de contenu, indiquez-le. Listez dans cette section tous les aspects que vous souhaitez déléguer à l’agence web en charge de la production de votre nouveau site internet. Si vous désirez avoir un minimum d’autonomie, n’hésitez pas à formuler votre souhait de bénéficier d’une formation en webmastering afin de pouvoir intervenir sur votre site internet après sa livraison.

Ce plan est une proposition basée sur les informations qui nous sont nécessaires à l’élaboration d’un devis précis et à la production d’un site internet répondant à vos objectifs. Vous êtes libre de l’étoffer suivant vos besoins et votre projet. Plus votre cahier des charges de refonte sera complet et précis, plus le site livré correspondra à vos attentes. Ce travail peut paraître fastidieux, mais c’est un vrai gain de temps.

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